Ako správne napísať formálny e-mail

ako písať formálny e-mailZvyčajne je pri obchodnom styku nevyhnutné vedieť napísať formálny e-mail. Samozrejme, tieto znalosti uplatníte nielen pri pracovnej komunikácii.

Správne vyplňte odosielacie údaje

  • Správne napíšte e-mail adresáta do políčka komu (To).
  • Ak posielate správu viacerým ľuďom, uveďte ich e-mailové adresy do Bcc., čo je tajná kópia. Zabezpečíte tak, že adresy sa tak nedostanú nepovolaným ľuďom a spamerom. Navyše je to slušné voči tomu, kto vám na seba poskytol kontakt.
  • V prípade zasielania mailu viacerým ľuďom do riadku komu uveďte svoju vlastnú e-mailovú adresu.
  • Vždy vypíšte predmet (Subject) správy. Snažte sa, aby sa už z neho dala pochopiť hlavná myšlienka e-mailu, avšak predmet by nemal byť pridlhý.
  • Ak chcete zaslať obrázok, veľa textu alebo iný materiál, priložte ho ako prílohu (Attachment) .Snažte sa použiť formát, ktorý je široko podporovaný. (Napríklad text odošlite radšej vo formáte .doc z roku 2003 než ako .docx z roku 2007.)

Formality v tele e-mailu

  • Oslovenie je nevyhnutné. Píšte za ním čiarku a prvá veta listu začína s malým písmenom, keďže je pokračovaním oslovenia. Od oslovenia je oddelená vynechaným riadkom a krátka medzera je vynechaná aj od začiatku riadku.
  • V prvom odseku by ste sa mali predstaviť, avšak stručne.
  • Ďalší odsek obsahuje hlavný dôvod, prečo píšete e-mail. Používajte jednoduché a stručné vety, mail by nemal byť zbytočne dlhý.
  • V závere oficiálneho e-mailu vyjadrite poďakovanie za čas venovaný čítaniu vašej správy alebo prejavte úprimný záujem o skorú odpoveď.
  • Formálny mail ukončite formulkou „S pozdravom“ alebo „Teším sa na Vašu odpoveď“ a nezabudnite napísať svoje meno. To nahrádza podpis, ktorý je prítomný v papierovej podobe oficiálneho listu.

Tipy a triky pri písaní formálneho e-mailu

  • Ak pripájate prílohu, nezabudnite sa o nej zmieniť aj v texte správy.
  • Píšte krátke maily, ale, samozrejme, prispôsobte sa situácii.
  • Nepoužívajte diakritiku, ak posielate e-mail do zahraničia. Namiesto niektorých znakov by príjemca videl len otázniky.
  • V žiadnom prípade sa v správe nesmú nachádzať emotikony. Aspoň dokým neopadne formalita medzi oboma stranami, čo nemusí nastať nikdy.
  • V tele e-mailu by sa nemali vyskytovať ani obrázky, ktoré spomaľujú jeho načítanie a nemusia sa zobraziť správne.
  • Ak neviete, akého mailového klienta alebo službu využíva druhá strana, neupravujte text farbami alebo zvýrazňovaním.
  • Nepíšte iba veľkými písmenami, je to ťažko čitateľné a pôsobí to neprofesionálne. Na internete je to považované za kričanie.
  • Na e-maily odpovedajte, je to slušné. Snažte sa zaslať odpoveď čo najskôr.

Majte vždy na pamäti, že váš e-mail nemusí druhú stranu uspokojiť, aj keď bude po formálnej stránke napísaný správne. Dôležitý je obsah, ktorý by mal druhú stranu zaujímať a nemal by byť vtieravý.

Zdroj: Foto

FOTO: © Gajus / Dollar Photo Club


13 reakcií na “Ako správne napísať formálny e-mail

    • “Ahoj Peter,

      ako sa máš?”

      alebo

      “Ahoj Peter.

      Ako sa máš?”

      Opticky aj významovo to vyznie krajšie s čiarkou. Bodka ako keby oslovenie ukončila, hoci to je paradoxne začiatok komunikácie. Toto je subjektívny názor. Objektívne to tak udávajú pravidlá pre korešpondenciu.

      Žiadna katastrofa sa nestane ani vtedy, keď tam dáš bodku, no čiarka je vhodnejšia.

  1. Spätné upozornenie: Biznis TIP: Viete, prečo je dôležité zaujať v úvode e-mailu? | Ako písať

  2. Dobrý deň,

    niekde som videl, že sa za ukončujúcu formulku “S pozdravom” čiarka nedáva, kamoš z posledného ročníka pedagogickej fakulty mi zas povedal, že sa tam čiarka má dať.
    Ako to teda má byť správne napísané?

    Ďalej, ten istý človek mi povedal, že ak začínam e-mail oslovením menom (“Dobrý deň, pán Hanky”, alebo “Ahoj, Kenny”), meno sa dáva do toho istého riadku, ako počiatočný pozdrav, avšak ak nepoužijem meno, píšem napr. takto:
    “Dobrý deň,

    pán magister, text text text…”,

    čiže oslovenie nedávam do toho istého riadku, ako pozdrav, ale až do riadku, v ktorom píšem už samotný text.

    Ako to písať správne?

    Ďakujem,

    s pozdravom(,)

    Peter

  3. Dobrý deň, Peter,

    ako vidíte, meno sa oddeľuje čiarkou a píše sa do toho istého riadka. Keď tam meno nedáte, tak je to v podstate to isté. Za “Dobrý deň,” vynecháte riadok.

    “S pozdravom” sa píše bez čiarky. Tu sa meno neberie ako oslovenie, ale ako podmet. Vetu by sme si mohli predstaviť aj takto: “S pozdravom ostáva Peter.” “Ostáva” je prísudok a “Peter” je podmet. Nie je dôvod meno vyčleňovať.
    Pre istotu sme si to pozreli aj v pravopisnom slovníku, kde sú aj informácie o korešpondencii. Vždy je to bez čiarky.

    Dúfame, že sme Vám pomohli.

    S pozdravom

    tím Akopísať.sk

  4. Spätné upozornenie: Ako na formálny e-mail | Sopkomir

  5. Ahojte 🙂
    Ja by som sa chcela opytata zeak oslovujem profesora ci mam napisat pan a vsetky tie jeho tituly pred aj po mene….

      • Podle etikety se oslovuje nejvyšším titulem uváděným před jménem.
        Takže např. MUDr. Jana Nováka oslovíme „pane doktore Nováku”, stejně jako Ing. Jana Nováka, PhD., oslovíme „pane inženýre Nováku”.

        Problém je, že někteří lidé (i VŠ pedagogové) toto pravidlo bohužel neznají a tak se může Ing. Jan Novák, PhD., neprávem urazit, že ho neoslovujete „pane doktore Nováku”

  6. “Napríklad text odošlite radšej vo formáte .doc z roku 2003 než ako .docx z roku 2007.”

    Ale úplne najradšej ho odošlite (aj) vo formáte .rtf alebo .pdf, lebo kvôli vám si nikto nebude kupovať Micro$oft Office, ktorý jediný dokáže proprietárny formát .doc(x) správne otvárať. To len tak na margo…

  7. Prajem pekný deň,

    ako je to s písaním zdôrilostných fráz (napr. prijanie k sviatkom-Veľká nos, Vianoce a pod.), pri služobnopracovných e-mailoch, napr, pri hľadaní zamestnania alebo získavaní podobných orientačných informácii od osoby s ktorou som len v e-mailovom styku.
    Ďakujem, s pozdravom
    Dušan

  8. ziados o prijatie do zamesmanie ako zvarac mam 2o rocny prax spolahlivy chut pracovat .moja adr svabovce 249 okr poprad 05912. meno jozef scuka tel.0902491372, pracoval som tatravagonka poprad ,ceska lipa bombardier,trnava a naposledy som bol v prievidzy

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *